Plateforme de travail (bureau et salariés)

Le bureau et les salariés ont accès à un compte Microsoft Teams complet plutôt qu’un compte invité comme les autres adhérents, ainsi qu’à une adresse e-mail @aquitaine-robotics.fr : Utilisez obligatoirement cette adresse mél pour vous authentifier et accéder à toutes les ressources Teams, contrairement aux adhérents (retrouvez les instructions pour les adhérents ici).

Accès rapide à mes outils de travail

➡️ Télécharger Microsoft Teams pour ordinateur de bureau ou mobile. Si vous ne souhaitez pas installer l’application, vous pouvez aussi l’utiliser via un navigateur Web avec le lien ci-après :

➡️ Ouvrir maintenant Microsoft Teams dans mon navigateur ⚠️ Attention : à date du 1er mars 2021, Microsoft Teams ne supporte pas encore les réunions en visio sur les navigateurs Safari et Firefox

➡️ Ouvrir ma messagerie e-mail Aquitaine Robotics

Instructions pour les membres du bureau et salariés

Les membres du bureau et salariés se voient attribués un compte Aquitaine Robotics. Ils reçoivent sur leur adresse e-mail professionnelle une invitation à activer leur adresse e-mail @aquitaine-robotics.fr. Il est impératif de l’activer avant toute chose, en cliquant sur Connexion à Office 365 dans le mél d’invitation reçu. Vous devrez changer le mot de passe par défaut.

Une fois l’opération terminée vous avez accès à Office 365 pour Aquitaine Robotics. A gauche de cet écran d’accueil se trouvent les raccourcis vers les outils, par exemple :

• Outlook pour consulter et rédiger vos e-mails avec votre adresse @aquitaine-robotics.fr
• Teams pour collaborer en équipe (conseils d’administration, groupes de travail, matinales, etc)
• Forms pour créer des formulaires et collecter des réponses (par ex création de formulaires pour les événements du cluster)

 

⚠️ Votre adresse mél Aquitaine Robotics est ensuite la seule qui permet de vous authentifier sur Microsoft Teams et sur tous les outils Office 365 : n’utilisez plus l’adresse mél professionnelle sur laquelle vous avez reçu votre invitation initiale.

Le cluster utilise Teams comme plateforme de travail principale, ainsi pour plus de praticité, téléchargez l’application de bureau Microsoft Teams en cliquant ici. pour éviter de devoir conserver l’écran d’accueil Office 365 ouvert dans votre navigateur. Une fois téléchargé, authentifiez-vous avec votre nouvelle adresse e-mail Aquitaine Robotics et vous aurez directement accès à vos ressources Aquitaine Robotics : équipes, groupes de travail et fichiers.

Changement entre multiples espaces de travail Teams

Les organisations dans lesquelles vous travaillez utilisent peut-être déjà Microsoft Teams au quotidien. L’ajout d’un nouvel espace (Aquitaine Robotics) se conditionne à une facilité d’accès à tous vos espaces de travail, afin notamment de minimiser la durée et l’effort pour passer d’un espace à un autre.

Microsoft Teams rend très simple le changement de contexte entre un compte et un ou plusieurs compte(s) invité(s) (par exemple : votre compte organisationnel + votre compte invité Aquitaine Robotics si vous êtes adhérent) via une simple liste déroulante en haut à droite de Teams.

En revanche, Microsoft Teams ne permet pas facilement le changement de contexte entre deux comptes (par exemple : votre compte organisationnel + votre compte Aquitaine Robotics si vous êtes administrateur) : la procédure nécessaire est la déconnexion puis re-connexion par saisie de mél et mot de passe. Une fonctionnalité de changement de contexte plus aisée est cependant prévue incessamment sous peu.

Messagerie électronique Aquitaine Robotics

Cliquez ici pour accéder à votre messagerie sous la forme prenom.nom@aquitaine-robotics.fr. Vous préférerez peut-être configurer votre client mél pour consulter cette boîte mél ou bien mettre en place une redirection pour ne manquer aucun message.

Mettre en place une redirection mél

Si vous ne souhaitez pas consulter vos e-mails Aquitaine Robotics régulièrement, il est souhaitable de créer une redirection afin de ne pas louper les futures invitations et correspondances qui vous seront envoyées. Prenez note que votre adresse @aquitaine-robotics.fr existera toujours et qu’il faudra l’utiliser pour vous authentifier dans tous les cas.

Pour transférez, ouvrez Outlook puis cliquez sur les paramètres en haut à droite. Tapez « transfert » puis cliquer sur l’option « Transfert » qui apparaît. Vous pouvez ensuite taper l’adresse mél vers laquelle vous souhaitez transférer vos messages et valider :

Centraliser mes méls dans Mozilla Thunderbird (ou un autre client mél sur PC ou mobile)

Si vous avez déjà des comptes e-mail dans Mozilla Thunderbird, vous pouvez y ajouter celui d’Aquitaine Robotics dans Édition → Paramètres des comptes → Gestion des comptes → Ajouter un compte de messagerie. Dans la fenêtre d’ajout de nouveau compte, tapez votre nom, adresse mél et mot de passe puis validez. Thunderbird cherchera les paramètres automatiquement …

Nouveau depuis octobre 2022 : Microsoft a rendu obsolète l’authentification par mot de passe uniquement. Après la recherche automatique des paramètres vous devez ouvrir la configuration avancée afin de vérifier que la méthode d’authentification est OAuth2 et surtout pas « Mot de passe normal » ; comme sur la capture d’écran ci-dessous :

 

Après validation et une dernière saisie de mot de passe dans le panneau de connexion Microsoft, votre compte mél Aquitaine Robotics apparaîtra ensuite à côté de vos autres boîtes méls dans Thunderbird.

Prenez note que le protocole MAPI (Exchange) ne fonctionne pas avec tous les clients mails et dans ce cas il faut utiliser IMAP et SMTP. Si vous avez des erreurs de configuration, contacter un administrateur, il se peut que les protocoles SMTP et IMAP ne soient pas activés pour votre compte.

Organisation des discussions texte, visios, et fichiers sur Teams

Dans la barre d’onglets à gauche de Teams, vous retrouverez tout particulièrement un onglet Équipes dans lequel toutes les discussions texte, les boutons de démarrage des visioconférences et les dossiers de fichiers se trouveront. Cliquez sur l’équipe (par exemple Collectif adhérents) puis sur un canal (par exemple Matinales) pour accéder aux discussions. Les fichiers sont attribués à un canal, il suffit de cliquer sur l’onglet Fichiers en haut après avoir ouvert un canal et éventuellement cliquer sur Nouveau pour en ajouter un nouveau.

Assistance technique Teams (contact administrateurs techniques)

En cas de problème technique, veuillez écrire à assistance(@)aquitaine-robotics.fr